Informatív
A legfontosabb ismérve az, hogy a kukac utáni része (amit domain névnek hívunk) félreérthetetlenül utal a cégre, akár a cég vagy esetleg a brand, márka nevével. A kukac előtti része pedig arra utal, hogy az adott cégen belül ki írja/olvassa a levelezést. Ez lehet akár személyes vagy személytelen központi megnevezés is.
Az üzleti e-mail címmel
egyértelműen beazonosítható,
hogy ki és honnan ír e-mailt!
Illetve fordított esetben levelet írni is könnyebb egy adott cégnél valaki számára vagy valamilyen ügyben.
Személyes üzleti e-mail cím eleje egy konkrét munkatárs személyneve (természetesen ékezetes karakterek nélkül, a szóköz helyett pedig ponttal elválasztva). Így már a levél címzéséből pontosan tudni, hogy kivel történik a kommunikáció.
A legáltalánosabb személytelen vagyis központi e-mail cím az info@…, valamint a cégen belüli ügyosztályait képviselő megnevezések, például penzugy@… vagy ugyfelszolgalat@… és a többi. Ilyenfajta címzés esetén azt (is) lehet tudni, hogy milyen témában folyik a kommunikáció. Ezeket régebben még csak a nagyobb cégek alkalmazták, ahol olyan sok feladat van, hogy a hasonló ügyeken több munkatárs dolgozik. De valójában kis létszámú, sőt egyéni vállalkozásoknál is hasznos lehet a levélben érkező “feladatok” kategorizálása.
Biztonságos
Üzleti e-mailek és csatolmányaik bizalmas, jogszabály által védett információt tartalmazhatnak, ezért leírhatatlanul fontos a levelek diszkrét kezelése.
Egy korábbi cikkünkben már írtunk arról, hogy az e-mail szolgáltatásért néha nem pénzzel, hanem a leveleink elemzésével „fizetünk”, így a levelek adattartalmának biztonsága kétségbe vonható és ezért céges levelezésre nem javasolt. Ha biztonságban akarjuk tudni az üzleti levelezést, akkor legalábbis tüzetesen meg kell vizsgálni a választott szolgáltatás felhasználási feltételeiről és adatvédeleméről szóló tájékoztatásait!
Mindig, mindenhonnan elérhető
A sikeres üzletember a nap minden pillanatában tettre kész. Ezért elvárható, hogy a levelezése is mindig elérhető legyen függetlenül attól, hogy az irodában vagy otthon, esetleg üzleti úton van vagy éppenséggel a mellékhelyiségben akad dolga. De megoldás kell arra is, hogyha ugyanazt a központi e-mail címet több munkatárs használja – ahogy az a cikk elején szóba került.
Az üzleti e-mail postafiók elérhető lesz akár több különböző laptopról, mobiltelefonról és asztali számítógépről is, hogyha minden levél következetesen a szerveren van tárolva. Ehhez mindegyik e-mailezésre használt eszközön IMAP-pal kell beállítani a postafiókot a levelező programokban vagy egyszerűen csak a webes levelező klienst használják, ami ugyanezen az elven működik. Az IMAP protokoll gondoskodik az összes levél szinkronizálásáról, akár az egyedi mappákról és a küldött levelekről is.