Hogyan működik a POP3 e-mail protokoll?

A levelezőprogram a POP3 protokoll beállítása esetén letölti a beérkező leveleket a szerverről és az alapértelmezett beállítások szerint azonnal (vagy meghatározott időszakonként) törli is onnan. Ez esetben a kiszolgáló szerver csak a bejövő leveleket tárolja átmeneti jelleggel.

A POP3 előnyei:
- a letöltött levelek internet nélkül, offline módban is elérhetők
- a kiszolgáló szerveren az e-mail tárhely kapacitása jobban kihasználható, hiszen a letöltött levelek már nem foglalnak helyet a szerveren

A POP3 hátrányai:
- a letöltött levelek (idővel) véglegesen törlődnek a szerverről
- csak abban a levelezőprogramban lesz elérhető (olvasható) a levél, amelyik letöltötte
- az elküldött levelek, piszkozatok is csak abban a levelezőprogramban lesznek elérhetők, amelyben létre lettek hozva

A működési elv és az ebből származó előnyök miatt POP3 használata csak akkor javasolt, hogyha csak egyetlen egy készüléken (pl. személyi számítógépen) használják az adott e-mail címhez tartozó postafiókot.